Unternehmenswissen in Confluence sinnvoll strukturieren

Wie Sie mit Bereichen und Kategorien Ihr Wissen in Confluence systematisieren, erfahren Sie im Folgenden.

6 Min. Lesezeit

Sie haben sich entschlossen, Ihr Unternehmenswissen in einem Wiki zu dokumentieren und wissen auch schon, dass Sie dazu Confluence nutzen möchten? Perfekt!

Dann sollten Sie sich jetzt Gedanken machen, wie Sie das Wiki sinnvoll strukturieren. Wir zeigen Ihnen, welche Möglichkeiten es dazu in Atlassian Confluence gibt.

Entwicklung einer Struktur

Wer selbst bereits ein internes Wiki aufgebaut hat, kennt die Hürden bei der Entwicklung der Struktur und weiß, dass man sich darüber frühzeitig Gedanken machen sollte. Sonst kann das Wiki schnell unübersichtlich werden und wird dann vielleicht auch nicht mit allen Möglichkeiten gut genutzt.

Es gibt in Confluence sogenannte Bereiche, unter denen Seiten mit Inhalten angelegt werden können. Die Bereiche lassen sich in vielfältiger Weise organisieren. Ein sinnvolles Vorgehen ist beispielsweise, sich dabei nach den Berechtigungen der Mitarbeiter zu richten. Es lässt sich in Confluence für jeden Mitarbeiter festlegen, in welchen Bereichen er Lese- bzw. Schreibrechte hat. Wie Sie effizient Berechtigungen für Confluence Nutzer vergeben, haben wir in einem weiteren Artikel für Sie aufgezeigt.

Bereiche für einzelne Abteilungen

Eine naheliegende Idee ist es, für jede Abteilung im Unternehmen (z. B. Buchhaltung, Vertrieb, Entwicklung, Geschäftsführung, etc.) einen Bereich anzulegen. Hier findet jeder Mitarbeiter schnell das Wissen, das in seiner Abteilung relevant ist. Ihr Entwickler hat so die Möglichkeit, im Bereich "Entwicklung" wichtige Informationen nachzulesen und festzuhalten.

Der Vorteil ist, dass jeder Mitarbeiter direkt weiß, in welchem Bereich er Informationen finden kann. Außerdem können einzelne Informationen aus einzelnen Abteilungen im jeweiligen Bereich auf spezifischen Seiten abgelegt werden, die ggf. auch weiteren Mitarbeitern mit Lesezugriff zur Verfügung gestellt werden können.

Bereiche für Produkte bzw. Produktlinie

Für Unternehmen, die klar voneinander abgegrenzte Produkte bzw. Produktlinien haben, bietet es sich vielleicht auch an, die Bereiche anhand der Produkte anzulegen. Eine Firma, die in ganz unterschiedlichen Bereichen, z. B. Dienstleistungen und Produktion tätig ist, hat dort teilweise auch komplett verschiedene Strukturen. Bei einer Unterteilung der Bereiche nach den Produkten lässt sich dies abbilden.

Der Vorteil dieser Methode liegt darin, dass zu jedem spezifischen Produkt oder jeder Produktlinie relevantes Unternehmenswissen geballt gesammelt werden kann und dort auch schnell gefunden wird.

Sinnvoll wäre es hierfür möglicherweise, mehrere ähnliche Bereiche anzulegen, die für die Produkte jeweils spezifisch sind, und diese Bereiche dann mit Hilfe von Kategorien schnell auffindbar zusammenzufassen.

Bereiche für Niederlassungen bzw. Länder

Unternehmen, die mehrere Niederlassungen haben oder sogar in mehreren Kontinenten ansässig sind, haben mit Bereichen die Möglichkeit, das Wiki danach zu unterteilen. Eventuell sind die Prozesse in der asiatischen Niederlassung komplett anders als in der amerikanischen, weshalb der entsprechende Mitarbeiter durch die Unterteilung der Bereiche schnell zu den für ihn relevanten Informationen kommt.

Das Gute daran ist, dass trotzdem alles Unternehmenswissen in einem Wiki zusammengefasst wird – und je nach Berechtigungen auch einzelne Mitarbeiter kurzfristig die Prozesse der anderen Unternehmensteile kennenlernen kann, bevor der Unternehmensteil gewechselt wird.

Sie haben ein Wiki, das auch viele Informationen enthält - nur keiner nutzt es?
Lassen Sie uns Ihr Wiki so strukturieren und aufbauen, dass das Wissen daraus aktiven Nutzen bringt.

Kategorien anlegen

Wenn Sie sich entschlossen haben, wie Sie die Bereiche anlegen möchten, geht es nun an die Praxis. Legen Sie einen ersten Bereich an und beginnen Sie mit dem Schreiben von Artikeln. Sollten Sie bereits Artikel erstellt haben, können Sie diese natürlich jederzeit einem Bereich zuordnen oder in einen anderen Bereich verschieben.

Um die Bereiche zu kategorisieren, gibt es sogenannte Kategorien. Sobald man viele verschiedene Bereiche angelegt hat, lohnt es sich, diesen Kategorien zuzuordnen. Diese können auch leicht jederzeit wieder geändert oder gelöscht werden.

Der Vorteil von Kategorien ist, dass es auch mehrere Bereiche geben kann, die Inhalte für gemeinsame Adressaten haben. Mit Hilfe der Kategorien kann man leicht erkennen, welche Bereiche relevant sind und auch danach filtern.

Hilfreich ist es, wenn z. B. einzelne Themen in Bereichen behandelt werden, diese Bereiche jeweils spezifisch für eine Produktlinie sind. Damit könnte die Produktlinie als Kategorie den jeweiligen Bereichen zugeordnet werden.

Außerdem kann man in Confluence einem Bereich verschiedene Kategorien zuordnen, falls gemeinsame Schnittmengen vorhanden sind.

Beispiel für das Arbeiten mit Bereichen und Kategorien

Damit die theoretisch zusammengefassten Informationen nicht einfach so in der Luft hängen, lassen Sie uns ein konkretes Beispiel daraus machen.

Hier wurden die Bereiche nicht stringent nach Abteilungen oder Produktlinien oder Niederlassungen gewählt, sondern ein Mix erstellt. Die Abteilungen sind in den Kategorien aufgeführt, während die Bereiche kleinteiliger organisiert sind und spezifische Arbeitsabläufe betreffen. So bleibt der Informationsumfang pro Bereich überschaubar und durch die Kategorien lassen sich für jede Abteilung die relevanten Inhalte schnell auffinden.

BereichKategorie
PersonalHR
Key-Account ManagementVertrieb, Marketing
Einkauf Produktlinie 1Einkauf
Entwicklung Produktlinie 1Entwicklung
Vertrieb Produktlinie 1Vertrieb, Marketing
Einkauf Produktlinie 2Einkauf
Entwicklung Produktlinie 2Entwicklung
Markenentwicklung Produktlinie 1Marketing
Vertrieb Produktlinie 2Vertrieb, Marketing
Markenentwicklung Produktlinie 2Marketing
Produktion Teilschritt 1Produktion
Produktion Teilschritt 2Produktion
Produktion Teilschritt 3Produktion
VersandVersand, Marketing
Neue ProduktideenGeschäftsleitung
Entwicklung neue GeschäftsfelderGeschäftsleitung
Externe LohnabrechnungHR, Einkauf
Azubi-MesseHR, Marketing

 Hier die Beschaffenheiten des Unternehmens, die in obiger Tabelle auch schon im Wiki so abgebildet wurden:

In einem Produktionsunternehmen gibt es zwei große Produktlinien. Die Großkunden, die beide Produktlinien oder auch nur eine in großen Mengen abnehmen, werden vom Key-Account-Management bedient. Für diese Produktlinien gibt es jeweils einen eigenen Vertrieb, spezialisierte Einkäufer und Entwickler. Die Produktion kann trotzdem in gemeinsamen Teilschritten erfolgen, Produktlinie 1 benötigt die Teilschritte 1 bis 3 und Produktlinie 2 benötigt nur die Produktionsteilschritte 1 und 2. Der Versand erfolgt in einer gemeinsamen Abteilung.

  • Produktionsunternehmen mit 2 Produktlinien
  • Key-Account, Produktion & Versand gemeinsam
  • Vertrieb, Einkauf, Entwicklung je Produktlinie

Das Produktionsunternehmen könnte also verschiedene Bereiche in seinem Wiki einsetzen. Die Personalabteilung bekommt für die Lohnabrechnung externe Unterstützung. Personal und externe Lohnabrechnung wären separate Bereiche, da alles Wissen zur Personalbeschaffung, Schulungen, Feedbackbögen, etc. im Personal-Bereich läge, und nur die Lohnabrechnung von externer Stelle bewältigt wird. Hier findet sich die Standard-Kommunikation mit der externen Stelle inkl. der Marktbetrachtung und einer Begründung, weshalb der aktuelle Dienstleister die Abrechnung macht. Da der Einkauf auch über die Lohnabrechnung Bescheid wissen muss, wird das Wissen dazu im Bereich "Externe Lohnabwicklung" gehandhabt, der die Kategorien HR und Einkauf beinhaltet.

  • Personal-Abteilung hat viele Prozesse systematisiert und hält diese geeignet im Wiki fest, u. a.
    • Personalbeschaffung
    • Schulungen
    • Feedbackbögen
  • Externe Lohnabwicklung: relevante Informationen für Personal-Abteilung und Einkauf, u. a. finden sich in diesem Bereich Informationen wie
    • Argumente für externe Beschaffung
    • Dienstleisterauswahl
    • Formulare für die Kommunikation

Der Kategorie "Einkauf" sind neben der externen Lohnabwicklung noch die Bereiche "Einkauf Produktlinie 1" und "Einkauf Produktlinie 2" zugewiesen. So können die Facheinkäufer der einzelnen Produktlinien das Wissen zur jeweiligen Produktlinie festhalten und ggf. Synergieeffekte finden und nutzen.

Da das Marketing die Unterlagen für den Vertrieb und das Key-Account-Management erstellt, findet sich die Kategorie "Marketing" an einigen Bereichen. Auch alle Informationen zur Azubi-Messe oder neue Marketing-Aktionen, die durch Flyer im Versand realisiert werden, erklären, dass die Kategorie Marketing in vielen Bereichen mit aufgeführt ist.

Die Geschäftsleitung hat prinzipiell Zugriff auf alle Bereiche, kann sich aber die für sie relevanten Informationen über die Kategorie "Geschäftsleitung" filtern. Hier sind z. B. die Bereiche "Neue Produktideen" und "Entwicklung neue Geschäftsfelder" zugewiesen. Die für die Geschäftsleitung relevanten Bereiche sind per Voreinstellung für die anderen Abteilungen nicht sichtbar und einzelne Seiten mit Ideen werden erst, wenn sie spruchreif sind, in einen neuen Bereich integriert.