Die beste Wissensmanagement-Software

Das Thema Wissensmanagement gewinnt in Unternehmen immer mehr an Bedeutung. So werden wachstumsträchtige Ideen und das damit zusammenhängende Wissen in jungen Unternehmen teils höher bewertet als etablierte Unternehmen mit hohem Sachwert. Doch wie können Sie diese Wissenswerte sichtbar und nutzbar machen?

Wir unterstützen Sie dabei, geeignete Software für Ihr Wissensmanagement zu finden.

Ihr Wissen ist in einzelnen Dokumenten verfügbar (theoretisch)

Sie haben bereits verschiedene Arbeitsvorgänge beschrieben und Vorlagen und Checklisten erstellt? Prima! Doch kennt auch jeder Zuständige im Unternehmen oder von extern diese Informationen?

Vielleicht geht es Ihnen ähnlich wie vielen anderen Unternehmen und Sie haben einen ersten Schritt gewagt? Doch dann war die Zeit wieder knapp und jetzt liegen vergleichbare Informationen in unterschiedlichen Aktualisierungsständen an verschiedenen Orten und werden damit zum Teil auch fälschlicherweise genutzt.

Wissen leicht zugänglich machen

Um Ihr vorhandenes Wissen leicht auffindbar zu machen, können Sie auf festgelegte Ordnerstrukturen in Ihrem Ablagesystem setzen. Sie könnten auch ein Dokumentenmanagement-System einsetzen. Eine weitere Option ist ein Wiki. Oder Sie haben ein Franchise-Handbuch, das zu allen Arbeitsvorgängen detaillierte Vorgaben enthält.

Unabhängig davon, welche Variante Sie wählen, sollten Sie im Falle von Software-Einsatz darüber nachdenken, welche Anforderungen Sie an die Wissensdistribution haben.

Welche Anforderungen sollten beachtet werden?

Relevant sind für jedes Unternehmen die Kosten, damit sie dem Nutzen gegenübergestellt werden können. Diese beinhalten zum Teil Kosten für das Tool, aber auch für die Wissenseinspeisung – und dagegen eben die Wissensnutzbarkeit.

Wenn es eine Rolle spielt, wie gut das Wissen genutzt werden kann, muss – sobald das Wissen dann nutzbar ist – auch geprüft werden, wie gut die vorher geplante Nutzung funktioniert. Sprich, wie gut das festgehaltene Wissen dann auch abgerufen wird, oder ob eben doch immer die gleichen Leute die gleichen Antworten liefern müssen.

Damit das festgehaltene Wissen tatsächlich genutzt wird, ist eine hohe Benutzerfreundlichkeit des jeweiligen Tools sehr wichtig. Denn wenn das Tool nur schwer zu bedienen ist, wird es im Arbeitsalltag wenig genutzt. Die Anfangshürden das festgehaltene Wissen auch zu nutzen sind z. B.

• eine andere Organisation des vorhandenen Wissens (z. B. nicht immer den Kollegen zu fragen, weil der es schon wissen wird, sondern selbst erst einmal nachzuschauen, ob die Lösung dokumentiert ist),
• das Wissen richtig zu suchen (Schlagworte und Synonyme helfen dabei, das gewünschte zu identifizieren) oder auch
• ein schwer zu bedienendes Tool mit vielen Verschachtelungen anstelle eines intuitiv bedienbaren Tools.

Außerdem liegen vielleicht relevante Dokumente oder Dateiformate vor, die das Tool direkt einlesen können soll, ebenso wie ein Export in verschiedene Formate gewünscht sein kann.

Wichtig ist auch, je nachdem, wie sensibel Ihre Daten sind, wo das Wissen abgelegt wird: auf Ihren eigenen Servern oder in der Cloud. Beides hat Vor- und Nachteile und kann deshalb ein wichtiges Kriterium für oder gegen ein Tool sein.

Welches Tool passt zu unseren Anforderungen?

Je nachdem, welche Anforderungen sich ergeben, sollten Sie diese noch einmal explizit auflisten, um mögliche Tools zu finden, die Ihren Wünschen entsprechen.

Außerdem empfehlen wir, diese noch einmal kritisch zu hinterfragen und je nach Dringlichkeit zu gewichten, sobald alle notwendigen Anforderungen vorhanden sind.

Hilfreich ist es immer, wenn Sie mit den Leuten, die am Ende damit arbeiten sollen, über mögliche Kriterien, Wünsche und Tools sprechen und alle mit einbeziehen. Das sollte bei den Kriterien und deren Gewichtung geschehen, sowie bei der Tool-Auswahl selbst, die durch die "must haves" schon entsprechend verkleinert werden kann.

Es gibt viele Möglichkeiten, geeignete Tools zu finden. Künftig werden wir immer wieder einzelne Funktionen aus spezifischer Wissensmanagement-Software in unserem Blog vorstellen. Sie können aber auch Anbieter unterschiedlichster Systeme fragen, wie gut sie Ihren Kriterien entsprechen. Allerdings sollten Sie darauf gefasst sein, dass jeder sein Tool verkaufen möchte und deshalb teilweise Funktionen verspricht, die nur mit Mehraufwand tatsächlich abrufbar sind.

Gerne können Sie auch mit uns über Ihre Wissenswerte sprechen und wir beraten Sie Tool-unabhängig dazu, welche Möglichkeiten es am Markt gibt und was Sie möglicherweise am besten einsetzen können.

Wenn wir eine Tool-Auswahl mit Ihnen treffen, erhalten Sie eine fundierte Begründung für die besten Tools mit deren Einschränkungen und können für die interessantesten 2-3 Tools eine Kurzvorstellung per Webmeeting erhalten. So können Sie bequem einzelne Tools in der Handhabung kennenlernen, bevor Sie sich dann für ein Tool entscheiden.