Arbeitsanweisung schreiben: klar und verständlich

Was sind Arbeitsanweisungen?

Arbeitsanweisungen sind schriftliche Dokumente. Sie definieren bestimmte Aufgaben oder Prozesse in Ihrem Unternehmen. Mit einer Arbeitsanweisung dokumentiert der Arbeitgeber seinen Beschäftigten detailliert und rechtsverbindlich, wie  Arbeiten auszuführen sind. Diese Dokumente dienen als Leitfaden für Mitarbeiter für einen konkreten Arbeitsablauf. So wissen alle genau, was zu tun ist. Das Ziel? Effizient und konsistent arbeiten. Eine Arbeitsanweisung beschreibt, wie eine bestimmte Aufgabe ausgeführt werden soll, um gleichbleibende Qualität zu gewährleisten.

Vorteile einer Arbeitsanweisung

Die Erstellung guter Arbeitsanweisungen bietet viele Vorteile für Ihr Unternehmen. Sie verbessern nicht nur die Effizienz, sondern steigern auch die Qualität und vermeiden Fehler.

• Effizienzsteigerung: Eine gut geschriebene Anleitung macht Ihr Unternehmen effizienter. Mitarbeiter verstehen sofort, was von ihnen erwartet wird. Wiederholte Erklärungen und Schulungen werden überflüssig. Das Verfassen von Arbeitsanweisungen hilft, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu beschleunigen.
• Qualitätsverbesserung: Einheitliche Vorgaben für Arbeitsabläufe sorgen für gleichbleibende Qualität. Wenn alle dieselben Anweisungen befolgen, verbessert sich die Konsistenz der Ergebnisse. Fehler werden minimiert. Eine gute Arbeitsanweisung schreiben bedeutet, Fehler zu vermeiden und die Produktivität zu steigern.
• Fehlervermeidung: Klare Beschreibungen helfen, häufige Fehler zu vermeiden. Eine gute Arbeitsanweisung gibt Schritt-für-Schritt-Erklärungen und verhindert Missverständnisse und Fehlinterpretationen. Verständlich ausgedrückte Arbeitsanweisungen stellen sicher, dass die Aufgaben ordnungsgemäß ausgeführt werden.

Inhalte und Aufbau für Ihre Vorlage für Arbeitsanweisungen

Eine gute Arbeitsanweisung ist klar, präzise und leicht verständlich. Hier erfahren Sie, welche Inhalte und Elemente eine effektive Anleitung ausmachen, damit Sie eine gute Vorlage selbst erstellen können.

Einleitung und Zweck

Beginnen Sie mit einer kurzen Einleitung. Erklären Sie den Zweck des Dokuments. Warum ist diese Anleitung wichtig? Was soll damit erreicht werden? Eine klare Einleitung hilft Ihren Mitarbeitern, den Kontext zu verstehen und die Bedeutung der Vorgabe zu erkennen. Die Erstellung einer Arbeitsanweisung beginnt mit einer klaren Zielsetzung.

Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten

Eine Arbeitsanweisung beschreibt auch, wer für die Ausführung von Aufgaben zuständig ist und wer für die Durchführung der Aufgaben verantwortlich ist. Benennen Sie konkrete Personen oder Abteilungen. Das stellt sicher, dass jeder weiß, was von ihm erwartet wird.

Detaillierte Arbeitsschritte

Beschreiben Sie die einzelnen Arbeitsschritte detailliert und in der richtigen Reihenfolge. Verwenden Sie nummerierte Listen oder Aufzählungszeichen, um die Schritte übersichtlich darzustellen. Achten Sie darauf, dass jeder Schritt klar und verständlich ist.

Sicherheitshinweise und Compliance

Sicherheits- und Compliance-Hinweise sind entscheidend, um Unfälle zu vermeiden und gesetzliche Vorschriften einzuhalten. Geben Sie klare Anweisungen zu den notwendigen Sicherheitsvorkehrungen. Weisen Sie auf relevante Vorschriften hin. Eine rechtskonforme Arbeitsanweisung stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

Arbeitsanweisung gestalten

Ein gut strukturiertes Layout erleichtert das Lesen und Verstehen, auch für eine Arbeitsanweisung gilt:

• Überschriften: Gliedern Sie den Text in sinnvolle Abschnitte.
• Nummerierungen und Aufzählungszeichen: Machen Sie Listen und Schritte übersichtlich.
• Absätze: Vermeiden Sie große Textblöcke. Jeder Absatz sollte einen klaren Gedanken oder Schritt enthalten. Ein gutes Arbeitsanweisung Muster kann helfen, die Struktur zu standardisieren.
• Checkliste zum Schluss: so kann jeder Mitarbeiter schnell prüfen, dass er bei gleichbleibender Qualität die Arbeiten ausführt.

Klarheit, Präzision und Eindeutigkeit

Verwenden Sie einfache und klare Sprache. Vermeiden Sie komplizierte Sätze und Fachjargon. Falls spezielle Begriffe notwendig sind, erklären Sie diese kurz. Klare und präzise Formulierungen sind entscheidend für das Verstehen und Umsetzen der Anweisungen.

Seien Sie präzise, wenn Sie Arbeitsanweisungen beschreiben. Prüfen Sie, dass jede Anweisung klar und eindeutig ist. Keine Vorgabe sollte missverstanden werden können. 

Wie Sie gute Arbeitsanweisungen schreiben

Eine gute Arbeitsanweisung ist klar, präzise und leicht verständlich. Und ob Sie digitale Arbeitsanweisungen oder welche in Papierform zur Verfügung stellen, wichtig ist, dass Mitarbeiter finden, wie sie ihre Arbeit zu erledigen haben. Also wie die Arbeit auf welche Art und Weise ausgeführt und mit welchen Verfahren und Prozessen verbindlich gearbeitet werden soll.

Was Sie vor dem Erstellen einer Arbeitsanweisung tun sollten

Überlegen Sie, welche Aufgaben beschrieben werden müssen und wer die Zielgruppe ist. Sprechen Sie mit den betroffenen Mitarbeitern, um deren Perspektive mit einzubeziehen. Sammeln Sie alle notwendigen Informationen und Materialien.

Schritt-für-Schritt Anleitung zum Schreiben

Eine klare Struktur ist das A und O. Gehen Sie Schritt für Schritt vor:

1. Titel und Einleitung: Geben Sie der Arbeitsanweisung einen klaren Titel. Schreiben Sie eine kurze Einleitung, die den Zweck und die Bedeutung der Vorgabe erklärt.
2. Verantwortlichkeiten: Definieren Sie, wer für die Durchführung der Anweisungen verantwortlich ist. Benennen Sie konkrete Personen oder Abteilungen.
3. Detaillierte Schritte: Beschreiben Sie die einzelnen Arbeitsschritte in der richtigen Reihenfolge. Verwenden Sie kurze, klare Sätze und nummerierte Listen.
4. Sicherheitshinweise: Fügen Sie alle relevanten Sicherheitsvorkehrungen und Compliance-Hinweise hinzu. Dies ist besonders wichtig in Bereichen mit hohen Sicherheitsanforderungen.
5. Zusammenfassung: Geben Sie eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Punkte als Checkliste. Dies hilft, die Informationen zu verankern und gibt einen schnellen Überblick.

Formulierung und Sprache

Verwenden Sie eine einfache und klare Sprache. Vermeiden Sie unübliches Fachjargon und komplizierte Ausdrücke und helfen Sie schneller zu verstehen, was zu tun ist. Schreiben Sie aktiv und direkt. Zum Beispiel, statt "Es sollte sichergestellt werden, dass die Anlage stromlos ist." schreiben Sie "Schalten Sie die Anlage stromlos.".

Checkliste für gut formulierte Arbeitsanweisungen

Gute Arbeitsanweisungen beantworten die folgenden 10 Leitfragen:

• Warum? Warum ist dieser Arbeitsschritt notwendig?
• Wer? Wer ist verantwortlich für die Durchführung?
• Was? Was genau muss getan werden?
• Wie? Wie sind die einzelnen Schritte des Arbeitsablaufs?
• Womit? Welche Werkzeuge oder Materialien werden benötigt?
• Wo? Wo findet der Arbeitsschritt statt?
• Wie viel? Wie viel Menge oder wie viele Einheiten werden benötigt?
• Wie lange? Wie lange sollte der Schritt dauern?
• Welche Qualität? Welche Qualitätsstandards müssen eingehalten werden?
• Welche Sicherheitsmaßnahmen? Welche Sicherheitsvorkehrungen sind zu beachten?

Gestaltung von Arbeitsanweisungen

Eine ansprechende Gestaltung kann einen großen Unterschied machen. Durch den Einsatz von Grafiken und Diagrammen werden komplexe Informationen verständlicher und einprägsamer. In diesem Kapitel erfahren Sie, warum diese Elemente wichtig sind und wie Sie diese effektiv in Ihren Vorgaben einsetzen können.

Vorteile von gut gestalteten Anweisungen

Anleitungen, die durch Bilder oder Diagramme unterstützt werden, bieten viele Vorteile, die reine Textdokumente nicht leisten können:

• Besseres Verständnis: Grafiken und Diagramme stellen komplizierte Vorgaben klar und einfach dar. Mitarbeiter erfassen Informationen schneller und genauer, was die Einarbeitungszeit verkürzt und die Produktivität erhöht.
• Höhere Aufmerksamkeit: Bildhafte Darstellungen ziehen die Aufmerksamkeit auf sich. Sie machen Anleitungen ansprechender und interessanter, was dazu führt, dass Mitarbeiter eher geneigt sind, die Arbeitsanweisungen sorgfältig zu lesen und zu befolgen.
• Schnellere Erlernbarkeit: Die Kombination aus Text und unterstützenden Bildern beschleunigt den Lernprozess. Mitarbeiter können sich Inhalte besser merken und schneller anwenden, was den Schulungsaufwand reduziert.
• Weniger Fehler: Klar visualisierte Vorgaben reduzieren das Risiko von Missverständnissen und Fehlern. Mitarbeiter haben eine klare Vorstellung davon, was zu tun ist, und können so präziser arbeiten.

Diagramme und Flussdiagramme

Diagramme und Flussdiagramme sind besonders nützlich, um Abläufe und Prozesse übersichtlich darzustellen:

• Prozessdarstellungen: Nutzen Sie Flussdiagramme, um den Ablauf eines Prozesses zu verdeutlichen. Diese Diagramme zeigen die Abfolge der Schritte und die Beziehungen zwischen ihnen. So können Mitarbeiter den Gesamtprozess besser verstehen und ihre Aufgaben im Kontext sehen.
• Organisationsdiagramme: Verwenden Sie diese, um Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten darzustellen. Diese Diagramme helfen Mitarbeitern zu verstehen, wer für welchen Bereich zuständig ist und an wen sie sich bei Fragen wenden können.
• Checklisten: Integrieren Sie Checklisten in Ihre Diagramme. So können Mitarbeiter ihre Fortschritte leicht verfolgen und sich vergewissern, dass sie keinen wichtigen Schritt übersehen. Checklisten sind besonders nützlich für wiederkehrende Aufgaben und Inspektionen.

Bilder und Illustrationen

Bilder und Illustrationen machen Arbeitsanweisungen lebendig und anschaulich:

• Fotos: Verwenden Sie Fotos, um konkrete Beispiele und Situationen zu zeigen. Fotos von Maschinen, Werkzeugen oder Arbeitsplätzen können sehr hilfreich sein, um ein klares Bild der Aufgaben zu vermitteln.
• Illustrationen: Nutzen Sie Illustrationen, um komplexe Konzepte zu erklären. Zeichnungen sind oft einfacher zu verstehen als Fotos, da sie unnötige Details weglassen und sich auf das Wesentliche konzentrieren. Illustrationen können Prozesse, Handgriffe oder Sicherheitsvorkehrungen anschaulich darstellen.
• Symbole und Icons: Integrieren Sie Symbole und Icons, um wichtige Informationen hervorzuheben. Sicherheitshinweise oder besondere Vorgaben können so schnell erkannt werden. Symbole und Icons sind universell verständlich und können Sprachbarrieren überwinden.

Best Practices für eine gut gestaltete Arbeitsanweisung

Damit Ihre grafisch unterstützte Arbeitsanweisung effektiv ist, sollten Sie bewährte Methoden beachten:

• Klarheit vor Komplexität: Halten Sie Ihre visuellen Elemente einfach und klar. Vermeiden Sie überladene Darstellungen, die mehr verwirren als helfen. Klare und einfache Darstellungen sind leichter zu verstehen und zu merken.
• Konsistenz: Verwenden Sie eine konsistente Gestaltung. Einheitliche Farben, Schriftarten und Symbole erleichtern die Orientierung und das Verständnis. Konsistenz schafft Vertrauen und erleichtert das Lesen und Verstehen der Vorgaben.
• Ergänzung statt Ersatz: Setzen Sie unterstützende Bilder als Ergänzung zum Text ein, nicht als Ersatz. Beide Elemente sollten sich gegenseitig unterstützen und eine umfassende Anleitung bieten. Text und Bild zusammen bieten eine vollständige und verständliche Information.
• Feedback einholen: Bitten Sie Ihre Mitarbeiter um Feedback zu der gestalteten Arbeitsanweisung. So können Sie prüfen, wie verständlich und hilfreich diese ist. Mitarbeiterfeedback hilft Ihnen, die Vorgaben kontinuierlich zu verbessern und an die Bedürfnisse der Nutzer anzupassen.

Anforderungen und Standards

Bei der Erstellung von Vorgaben ist es wichtig, spezielle Anforderungen und Standards zu berücksichtigen. Diese helfen Ihnen, die Qualität und Konformität Ihrer Dokumente zu gewährleisten. In diesem Kapitel betrachten wir die Norm ISO 9001 sowie rechtliche Aspekte wie die Gültigkeit von Anweisungen und Unterschriftenregelungen.

Arbeitsanweisungen und Qualitätsstandards

Die Norm ISO 9001 ist eine international anerkannte Vorgabe für Qualitätsmanagementsysteme. Sie legt Anforderungen fest, die Unternehmen erfüllen müssen, um die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen sicherzustellen. Klare Vorgaben spielen hierbei eine zentrale Rolle.

Warum diese Norm wichtig ist:

• Qualitätssicherung: Die Norm stellt sicher, dass Ihre Arbeitsprozesse klar definiert und dokumentiert sind. Das hilft, die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen auf einem hohen Niveau zu halten.
• Kontinuierliche Verbesserung: ISO 9001 fördert die kontinuierliche Verbesserung Ihrer Prozesse. Durch regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen können Sie effizienter arbeiten und Fehler minimieren.
• Kundenzufriedenheit: Ein gut implementiertes Qualitätsmanagementsystem erhöht die Zufriedenheit Ihrer Kunden, da sie sich auf konsistente Qualität verlassen können.

So erfüllen Sie die Anforderungen:

• Dokumentation: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Prozesse dokumentiert sind. Ihre Vorgaben sollten detailliert beschreiben, wie Aufgaben auszuführen sind.
• Schulung: Schulungen sind entscheidend. Ihre Mitarbeiter müssen die Anweisungen verstehen und anwenden können. Regelmäßige Schulungen helfen, das Wissen aktuell zu halten.
• Überwachung: Implementieren Sie ein System zur Überwachung und Bewertung der Vorgaben. Sammeln Sie Feedback von Mitarbeitern und Kunden, um kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen.

Rechtliche Aspekte

Neben den normativen Anforderungen gibt es auch rechtliche Aspekte, die Sie bei der Erstellung von Arbeitsanweisungen beachten müssen. Diese können je nach Branche und Land variieren.

Gültigkeit von Anleitungen:

• Rechtsverbindlichkeit: Anweisungen sollten klar und eindeutig formuliert sein. So vermeiden Sie Missverständnisse und sorgen für rechtliche Verbindlichkeit.
• Aktualität: Überprüfen Sie Ihre Vorgaben regelmäßig. Aktualisieren Sie diese bei Bedarf, um rechtlichen Problemen vorzubeugen.

Unterschriftenregelung:

• Verantwortlichkeit: Bestimmen Sie, wer die Anweisungen genehmigt. Dies kann ein Vorgesetzter, ein Qualitätsmanager oder eine andere befugte Person sein.
• Dokumentation: Halten Sie fest, wer die Vorgaben genehmigt hat und wann dies geschehen ist. Eine digitale oder schriftliche Signatur sorgt für Nachvollziehbarkeit.
• Archivierung: Bewahren Sie genehmigte Dokumente sicher auf. Sie sollten leicht zugänglich und vor Verlust oder Beschädigung geschützt sein.

Wie schreibt man eine Arbeitsanweisung richtig?

Eine gute Anleitung ist klar und leicht verständlich. Hier sind einige Schritte:

1. Ziel und Zweck definieren: Starten Sie mit einer klaren Einleitung. Erklären Sie, warum die Vorgabe notwendig ist und welches Ziel sie hat.
2. Zielgruppe berücksichtigen: Schreiben Sie für die Personen, die die Anleitung lesen. Verwenden Sie einfache Sprache und vermeiden Sie Fachjargon.
3. Schritt-für-Schritt-Anleitung: Beschreiben Sie die Schritte in der richtigen Reihenfolge. Nutzen Sie nummerierte Listen oder Aufzählungszeichen.
4. Verantwortlichkeiten klären: Geben Sie an, wer für jeden Schritt verantwortlich ist. Das verhindert Missverständnisse.
5. Sicherheits- und Compliance-Hinweise einfügen: Weisen Sie auf relevante Sicherheitsvorkehrungen und gesetzliche Vorschriften hin.
6. Zusammenfassung: Fassen Sie am Ende die wichtigsten Punkte kurz zusammen.

Was muss alles in einer Arbeitsanweisung stehen?

Eine vollständige Arbeitsanweisung sollte folgende Elemente enthalten:

• Titel: Eine klare Überschrift, die den Inhalt beschreibt.
• Einleitung: Eine kurze Erklärung des Zwecks und der Bedeutung.
• Detaillierte Schritte: Eine Schritt-für-Schritt-Beschreibung der Aufgaben.
• Verantwortlichkeiten: Angaben, wer die Aufgaben ausführt.
• Materialien und Werkzeuge: Eine Liste der benötigten Dinge.
• Sicherheits- und Compliance-Hinweise: Wichtige Sicherheits- und Gesetzesvorgaben.
• Zusammenfassung: Eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Punkte.
• Kontaktinformationen: Ansprechpartner bei Fragen oder Problemen.
• Mitgeltende Unterlagen: Wenn auf klare Richtlinien, Operating Manuals oder weitere Informationen verwiesen wird, soll klar werden, wo diese zu finden sind.

Wer darf und wer muss Arbeitsanweisungen erstellen?

Vorgaben können von verschiedenen Personen erstellt werden, je nach Bedarf und Fachwissen:

• Vorgesetzte und Manager: Sie kennen die Prozesse und Anforderungen und erstellen oft die Vorgaben für ihre Teams.
• Qualitätsmanager: Sie entwickeln standardisierte Anweisungen und sorgen für die Einhaltung der Qualitätsstandards.
• Sicherheitsbeauftragte: Sie erstellen Anweisungen für sicherheitsrelevante Prozesse und sorgen für die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften.
• Fachkräfte: Mitarbeiter mit speziellem Fachwissen erstellen Vorgaben für technische oder spezialisierte Aufgaben.

Es ist wichtig, dass die erstellten Anweisungen von den zuständigen Personen überprüft und genehmigt werden. 

Arbeitsanweisungen sind essenziell für die Effizienz und Sicherheit

Sie bieten klare, präzise Vorgaben, die die Qualität der Arbeit verbessern und Fehler minimieren. Eine gut strukturierte Anleitung berücksichtigt die Zielgruppe, verwendet unterstützende Bilder und wird regelmäßig überprüft und aktualisiert. Schulungen und Feedback sind ebenfalls wichtige Bestandteile eines effektiven Systems. Die Berücksichtigung gesetzlicher und normativer Anforderungen sorgt für zusätzliche Sicherheit und Qualität.