Aufgaben zum Delegieren vorbereiten bereits als Start-Up

Besonders bei jungen Unternehmen oder Unternehmen, die schnell wachsen wollen, ist es wichtig, dass Informationen gut geteilt und Aufgaben auf mehr Schultern verteilt werden können. Wie das funktionieren kann, haben wir beispielhaft in diesem Blog-Artikel für Sie zusammengestellt.

Unabhängig davon, ob es darum geht, eine überlastete Abteilung schnell zu entlasten oder großes Unternehmens-Wachstum vorzubereiten: in beiden Fällen geht es darum, neues Personal möglichst schnell und geeignet auf den eigenen Füßen gehen zu lassen. Das geht am besten, wenn die Personalabteilung die Wunschkandidaten herzaubern kann.

In der Realität haben wir allerdings sowohl selbst als auch bei unseren Kunden schon häufig erlebt, dass man Kompromisse eingehen muss. Das kann die Vorkenntnisse betreffen, aber auch Verfügbarkeiten oder Budgetrahmen.

Grundlagenwissen geeignet vermitteln

Im Fall der Vorkenntnisse lässt sich systematisch Abhilfe schaffen: Basiswissen zusammentragen, das ggf. Quereinsteiger nicht haben können. Und dieses nach aktuellem Standard aufbereiten, um die Aufmerksamkeitsspanne zu verlängern und die Aufnahmefähigkeit bestmöglich zu unterstützen. Welche arbeitswillige Fachkraft möchte noch viele lange Texte zusammentragen und dann lesen, um sich ein Bild der aktuellen Situation zu machen? Und wenn wir ehrlich sind, suchen wir inzwischen selbst häufig Video-Tutorials, um bestimmte Problemstellungen im Privatleben selbst zu lösen.

Es eignen sich also vor allem gut strukturierte Informationen, die auf den Punkt kommen und Möglichkeiten zum Vertiefen bieten. Die Vertiefung darf dann auch mal mehr Text sein, aber für den ersten Überblick lässt sich der heutige Mensch gerne berieseln und durch z. B. das Produktportfolio führen, als sich selbst die Marketing-Unterlagen komplett anzulesen.

Aufgaben detailiert beschreiben

Wenn die Basis stimmt, können Zusammenhänge leichter hergestellt werden und auch ein Wissenstransfer auf weitere Gebiete und damit konkrete Aufgaben stattfinden. Hierbei ist dann häufig nicht mehr das Vorwissen der kritische Faktor, sondern die Art und Weise wie die Daten wo abgelegt werden und mit welchen Systemen und Hilfsmitteln die Aufgabe erledigt werden kann.

Je genauer beschrieben wird, welche Schritte mit welchem Tool zu erledigen sind, desto leichter lassen sich einzelne Aufgaben an Personen mit weniger Erfahrung im Unternehmen verteilen. Oder auch gänzlich an Dienstleister outsourcen.

Wichtig hierbei ist, dass die Informationen leicht erfassbar sind – entweder z. B. im Falle von Software-Anwendungen per Screenshot und Beschreibung oder sogar als kleines Video mit Screencast und Erklärung. Im Falle einer haptischen Tätigkeit eignen sich Fotos oder auch hier Videos von Fachkräften, die die Aufgaben ausführen und beschreiben, worauf zu achten ist.

Inhalte aktuell halten

Und genauso wichtig, wie das Basiswissen zu vermitteln oder die Inhalte detailliert zu beschreiben, ist die Aktualität. Denn wenn sich z. B. gesetzliche Vorgaben ändern oder die Software nach einem Update anders aussieht oder für die leichtere Montage eine Vorrichtung zur Unterstützung gebaut wurde: die schönste Beschreibung hilft nicht, wenn sie nicht das beschreibt, was umgesetzt werden soll.

Deshalb ist es vor der Delegation von Aufgaben besonders relevant, nocheinmal kritisch zu prüfen, ob die Aufgaben so überhaupt noch durchgeführt werden. Und falls bis hierhin noch nicht geschehen, sollte eine nicht an dem Beschreibungsprozess beteiligte Person prüfen, ob der Vorgang verständlich genug ist.