Wissen in Unternehmen

Geplantes Ausscheiden eines wissensträchtigen Mitarbeiters

Immer wieder kommt es in Unternehmen vor, dass frühzeitig bekannt ist, wenn einer der führenden Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

Lassen Sie uns den Fall etwas konkreter gestalten. Paul ist vorwiegend für den Vertrieb verantwortlich. Damit ist besonders wichtig, sein Erfahrungswissen an seine(n) Nachfolger weiterzugeben.

Meistens hat Paul richtig viel zu tun und übernimmt viele Aufgaben im Tagesgeschäft. Er verkauft so gut, dass er dafür auch voll eingeplant wird. Damit bleibt im Arbeitsalltag keine Zeit, die Vorgänge zu dokumentieren und manches Vorgehen zu systematisieren.

Geeignetes Wiki finden

Zum einen wird so frühzeitig wie möglich ein unternehmensinternes Wiki etabliert, falls noch keines vorhanden ist. Welches Wiki dazu am besten geeignet ist, können wir in einer Tool-Auswahl feststellen.

Finden Sie auf unserer Seite mehr Informationen zur Tool-Auswahl.

Geeignete Nachfolge finden

Als zweiter Schritt sollte frühzeitig ein Mitarbeiter gesucht und eingestellt werden, der in Zukunft nach und nach die Aufgaben übernehmen sollte.

Wenn das Wissen über längere Zeit über Learning-by-Doing transferiert werden soll, ist es wichtig, dass Paul bei der Auswahl mit eingebunden wird. Schließlich soll er sein Wissen gerne mit seinem Nachfolger teilen. Der schönste Prozess hilft nicht, wenn Paul keine Lust hat, mit seinem Nachfolger zusammenzuarbeiten.

Wissen Dokumentieren

Idealerweise sind vor der Einstellung des Nachfolgers bereits erste Informationen im Wiki enthalten. Wir können gerne diesen Prozess begleiten. Dazu fragen wir Paul gezielt nach geeigneten Informationen, um sie im Wiki für das Unternehmen nachhaltig verfügbar zu machen.

So kann der Nachfolger bereits neben dem Vorstellungsgespräch und der Stellenbeschreibung sehen, welche Aufgaben er übernehmen soll.

Der neue Mitarbeiter erhält im Optimalfall einen Platz möglichst nahe von Paul. So kann er zum einen die Abarbeitung der alltäglichen Prozesse miterleben, zum anderen erste eigene Projekte bearbeiten. Und hat Paul noch in der Hinterhand, wenn doch Unsicherheiten vorhanden sein sollten.

Der Vorteil dieser Konstellation ist, dass der Personalwechsel lange Zeit vorher planbar war und das Unternehmen sich entsprechend vorbereiten konnte.

Kurzfristiges Ausscheiden eines wissensträchtigen Mitarbeiters

Im schwierigeren Fall verlässt Paul das Unternehmen nur innerhalb der Kündigungsfrist und keiner wusste vorher, dass er geht. Damit bleiben dem Unternehmen nur wenige Wochen, bis er nicht mehr verfügbar ist. Jetzt muss schnell ein Nachfolger gefunden werden.

Häufig ist neben der Personalsuche keine Zeit mehr für den Wissenstransfer. Und Paul hat alle Hände voll mit seinen alltäglichen Vertriebsthemen zu tun.

Möglichkeit 1: Wissen nicht dokumentiert

Jetzt könnte man die generelle Unternehmenspolitik in Frage stellen, die sich diesem Thema (manchmal auch vermehrt) nur schlecht gewidmet hat. Oder man versucht zu retten, was noch zu retten ist.

Möglichkeit 2: Wissenstransfer geregelt

In diesem Fall hätten Sie einen entscheidenen Vorteil, wenn Sie sich rechtzeitig um die Frage gekümmert haben, wie das Wissen in Ihrem Unternehmen festgehalten wird.

Unkomplizierte Unterstützung beim Festhalten des Wissens

Gerne unterstützen wir Sie dabei, ein entsprechends Tool anhand Ihrer Kriterien auszuwählen und zu implementieren.

Anschließend erstellen wir mit Ihren Mitarbeitern eine Übersicht der wichtigsten Aufgaben und Prozesse, die dokumentiert werden sollen. Gerne unterstützen wir Sie dabei, das Wissen aufzunehmen und systematisch aufzubereiten, so dass sich Ihre Mitarbeiter ums Tagesgeschäft kümmern können.

Wissen festzuhalten ist ein kontinuierlicher Prozess. Gerne schulen wir Ihre Mitarbeiter auch dahingehend, die Sensibilität für das Thema zu erhöhen und Ihre Mitarbeiter zu befähigen, das sich ändernde Wissen geeignet festzuhalten bzw. zu ergänzen.

So bleibt das Wissen in Ihrem Unternehmen und ein Personalwechsel gestaltet sich in Zukunft deutlich einfacher.