Internes Wissensmanagement und betriebliches Wissensmanagement

Ihr Unternehmen ist in den letzten Jahren gewachsen und der Erfolg hat immer weiter zugenommen. Sie sind ständig auf der Suche nach gutem Personal, um die Löcher zu stopfen, die sich in der Personaldecke durch immer mehr Aufträge auftun.

Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, dass Sie das Wissen, das sich in den letzten Jahren gebildet hat, festhalten. Denn nur, wenn die Tätigkeiten und Zusammenhänge klar sind, werden Sie unabhängig von einzelnen Personen und können neues Personal leichter einarbeiten.

Wer vorher weiß, was er tun soll, kann das im Ernstfall dann auch schnell zeigen. Nur fehlt häufig die Zeit und die Motivation, das Erfahrungswissen detailiert zu beschreiben, so dass neue Kollegen auch jederzeit nachvollziehen können, was sie tun müssten.

Wissen nachvollziehbar und schnell abrufbar festhalten

Da kommen wir ins Spiel. Wir dokumentieren seit mehr als 30 Jahren Wissen, das in den Köpfen steckt, zielgruppengerecht und verständlich aufbereitet. So dass das relevante Wissen festgehalten wird und klar ist, was man tun muss.

Vorgänge analysieren

Lassen Sie uns in einen neuen Mitarbeiter hineinversetzen. Was braucht er, um zu verstehen, was zu tun ist?

Es muss klar werden, welche Prozesse und Vorgänge es in Ihrem Unternehmen gibt und womit sie zusammenhängen. Das kann Ansprechpartner beinhalten, Lieferanten und Kunden, Prozessabläufe, Bedienung von Software, Anlagen, etc.

Vorhandenes Wissen strukturieren

Gerne analysieren wir mit Ihnen gemeinsam, welche Kapitel in Ihrem Wissensbuch vorhanden sein sollten und wie diese geeignet in die Köpfe kommen.

Mit geeigneten Prioritäten sollten die wichtigsten Vorgänge beschrieben werden – optional auch vorerst diejenigen Aufgaben, die einfacher outgesourcet werden können, um Ihr qualifiziertes Personal mit den relevanten Aufgaben zu betrauen.

Lücken schließen

Wenn der erste Grundstock an Wissen festgehalten ist, ist es wichtig, die bisher noch nicht oder unvollständig dokumentierten Punkte zu beschreiben, um offene Lücken zu schließen. Das Ziel ist es, das gesamte Wissen im Unternehmen zu behalten. Denn dieses Wissen sorgt erst für den Erfolg Ihres Unternehmens.

Aktualität sicherstellen

Viele unserer Kunden haben sich schon in der Vergangenheit mit dem Thema des Wissenstransfers im Unternehmen beschäftigt und auch durchaus einzelne Einträge im Wiki verfasst oder Arbeitsanweisungen geschrieben. 

Doch Wissen ist keine statische Sache, Wissen lebt vom Prozess – und die meisten Prozesse sind Änderungen unterworfen. Sei es, um sie besser, effizienter oder einfacher zu gestalten.

Deshalb ist es relevant, das vorhandene gesammelte Wissen in geeigneten Intervallen auf Aktualität und Sinnhaftigkeit zu prüfen.

Wie lässt sich das Wissen zu Prozessen und Vorgängen optimal erreichbar machen?

Die Form, in der das Wissen weitergegeben wird, ist abhängig davon, welche Informationen an wen adressiert werden.

Mögliche Formen sind:

• Arbeitsanweisungen
• Prozesshandbücher
• QM-Dokumente
• Wikis
• Videos
• Checklisten
• Schulungen und Seminare

Vorhandenes Wissen auffindbar machen

Zusätzlich finden Sie häufig einzelne kleine Schnipsel an bereits dokumentiertem Wissen bei jedem einzelnen Ihrer Mitarbeiter. Die Art der Dokumentation ist dabei sehr unterschiedlich, so wie jeder Mitarbeiter auch individuell ist. Manche schreiben sich kleine Notizen, andere beschreiben detailliert einzelne Vorgänge, wieder andere fragen einfach geeignete Leute im Kollegenkreis. Andere können auf ihre jahrelange Erfahrung zurückgreifen und wissen, wozu es schon mal Ähnliches gab, das als Vorlage dienen kann.

Dabei ist ein wichtiger Punkt, dass man weiß, wen man fragen kann oder wo man nachschauen kann. Allein dieses "Erfahrungswissen" existiert häufig nur in den Köpfen und lässt sich selten in dieser Form direkt extrahieren. Diese Erfahrungswerte müssen situationsbezogen ermittelt und dann geeignet weitergegeben werden.