Bauen Sie auf ein Schulungskonzept

Personalentwicklung hat heutzutage einen besonders hohen Stellenwert als Bestandteil der Unternehmenskultur und Wachstumsstrategie. Gezielt ausgebildetes Personal leistet deutlich bessere Arbeit und ist dabei auch motivierter. Zudem steigert die konsequente Weiterbildung und Förderung die Personalbindung.

Inhalte eines guten Konzepts

Vor jedem neuen Projekt stehen Überlegungen zu Aufbau, Struktur, Umsetzung, Budget und vielen weiteren Punkten, die Sie ganz selbstverständlich anstellen. Eben diese Punkte gehören in ein Konzept. Es ist die Dokumentation Ihrer Gedanken, bevor Sie zur Tat schreiten.

Ein Konzept ist folglich Ihr Fahrplan für die effiziente Aus- und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter durch Definition des Informationsbedarfs und der Herangehensweise sowie mit teilnehmerfreundlichen Unterlagen. Wichtig ist hierbei die Orientierung an Ihren Unternehmenszielen.

Im ersten Schritt sollte der individuelle Ausgangspunkt Ihres Unternehmens im Mittelpunkt stehen:

1. Bedeutung von Personalentwicklung in Ihrem Unternehmen
2. Ziele der Personalentwicklung
3. Bedarf Ihrer Mitarbeiter
4. Planung, Organisation und Durchführung
5. Verantwortliche und Zuständigkeit
6. Erfolgskontrolle und ggf. Anpassung der Maßnahmen
7. Ausblick für die Zukunft, damit die ermittelten Strategien kein einmaliges Vergnügen bleiben

Besonders für die Ermittlung des Informationsbedarfs ist es wichtig eine typische Zielgruppenanalyse durchzuführen. Sie wissen am besten wer Ihre Mitarbeiter sind, mit welcher Fluktuation welche Tätigkeiten ausgeführt werden und vor allem welche Qualifikationen dafür relevant sind.

Für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sollten diese möglichst einfach und schnell mit relevanten Kenntnissen ausgestattet werden und im Laufe der Zeit nachhaltig weitergebildet werden. Das bedeutet für die Schulungsunterlagen: die Informationen gut zu gliedern, die Inhalte je Zielgruppe mit unterschiedlichen Schwerpunkten zu gestalten und leicht zugänglich zu machen.

Themen ausschöpfen

Es gibt immer verschiedene Arten von Inhalten in Unternehmen, z. B.:

• Interne Prozesse und wiederkehrende Themen
  • Verhalten im Betrieb
  • Verhalten Kunden gegenüber
  • Arbeitssicherheit
  • Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz
• Produktbezogene Themengebiete
  • Neue Technologien im Betrieb
  • Neue Produkte
  • Weiterentwickelte Produkte

Besonders produktbezogene Schulungen eignen sich beispielsweise auch für Kunden, von denen Ihr Unternehmen langfristig profitieren kann.

Oft sind die Informationen für Ihre Schulungsunterlagen bereits im Unternehmen vorhanden, z. B. in Form von Dokumenten oder zumindest in den Köpfen bestimmter Mitarbeiter. Auf dieses firmeninterne Knowhow zugreifen zu können ist einerseits während des Erstellungsprozesses wichtig. Andererseits profitieren bei Schulungen mit gemischten Gruppen neue und langjährige Kollegen bezüglich des Lernerfolgs; auch das soziale Miteinander wird positiv beeinflusst.

Grundlegende Informationen für eine Schulung können beispielsweise sein:

• Pflichtenhefte, Verträge, Vorschriften, Standardtexte, Testberichte, Fehlerlisten, Teil- und Vorab-Dokumentationen, Betriebsanleitungen, Wartungsunterlagen, Werbeprospekte usw.
• Gespräche und deren Ergebnisprotokolle, z. B. mit Entwicklern, Teamleitern, Service-Team, Technikern, Vertriebsmitarbeitern usw.
• Dokumente, die zu ähnlichen Beschreibungsgegenständen erstellt worden sind – aus dem eigenen Betrieb oder von Marktbegleitern.

Beispiele und Hintergrundwissen lockern den Lernstoff auf und erleichtern das Verständnis.

Auswahl der Schulungsformate

Nicht alle Schulungsinhalte können gleich effizient im selben Format vermittelt werden. Es macht wenig Sinn stundenlange Frontalvorträge zu halten für Inhalte, die kein besonderes Verständnis von Zusammenhängen erfordern. Deshalb sollten in einem Konzept auch die denkbaren Schulungsformate aufgelistet und anschließend nach ihrer Dienlichkeit für die jeweiligen Inhalte und Zielgruppen bewertet werden.

Folgende Schulungsformate bieten sich unter Umständen an:

• Einzel-Coaching (besonders empfehlenswert für Spezial-Themen)
• E-Learning (als autodidaktisches Training, besonders geeignet, um Grundlagen zu vermitteln, bevor das Wissen in Workshops vertieft wird)
• Seminare, Webinare und Web- / Screencasts
• Workshops (für praxisbezogene Themen oder für Forschung und Entwicklung)

Entsprechend der Zielgruppe müssen die Schulungsformate optimal angepasst werden, um für alle Teilnehmer einen vergleichbaren Lernerfolg und Wissensstand zu ermöglichen. Auch technische Einschränkungen sollten Sie hier beachten. Wenn es z. B. für Mitarbeiter aus der Montage, die sonst keinen PC benötigen, keinen Raum mit freien Zugängen zu PCs gibt und die Schulungen auch nicht Zuhause als eigenständiges E-Learning durchgeführt werden sollen, dann ist dieses Format einfach nicht das richtige für diese Zielgruppe.

In jedem Fall empfehlen wir, den Lernerfolg am Ende zu prüfen, damit die Einheiten weder als "Spielstunde" wahrgenommen werden, noch ein punktuelles Ereignis darstellen. Und wenn der Lernerfolg nicht da ist, können Sie Ursachenforschung betreiben, weshalb nicht. Bei Einzelfällen können Wissenslücken durch Gespräche minimiert werden, wenn es ein generelles Problem bei der Vermittlung des Wissens gibt, ist die gewählte Methode möglicherweise ungeeignet. Nur durch das Feedback Ihrer Teilnehmer können Sie die Schulungen optimieren und langfristig Nutzen daraus ziehen.

Umsetzung festlegen und planen

Eine Grobgliederung und grundlegende Regeln für die Umsetzung der Schulungsinhalte sind ebenfalls Teil des Konzepts, z. B. Verantwortliche und Beteiligte, Prinzipien für die Texterstellung (wie wird das lernende Publikum angesprochen, wie soll die Tonalität im Unternehmen weiteregegeben werden, etc.) und Maßnahmen zur Qualitätssicherung.

Eine grobe Schätzung des voraussichtlichen Umfangs der Schulungsunterlagen kann z. B. nach der Anzahl der Themenblöcke erfolgen. So kann auch bereits die durchschnittliche Schulungszeit je Block erfasst werden. Ebenso gehört die Grundüberlegung dazu, ob und welche Art von Handout die Teilnehmer zu den jeweiligen Blöcken erhalten sollen. Damit diese nicht nur als Staubfänger dienen oder für immer in einer Schublade verschwinden, sollten Sie sich Gedanken machen, wie Ihre Teilnehmer die Handouts langfristig nutzen können, z. B. wichtige Stichwörter als "Spickzettel" in der Größe einer Visitenkarte.